Χρηματοδότηση
• Το 2017 η κατάσταση χρηματοδότησης και ταμειακών ροών είναι καλή, καθώς οι προγραμματισμένες δόσεις από τα διάφορα ενδιαφερόμενα μέρη έχουν εισπραχθεί έγκαιρα (ή πρόκειται να εισπραχθούν πριν το τέλος του 2017) (περίπου 2 εκατομμύρια). Κάποιοι δωρητές, ιδιαίτερα μεγάλες επιχειρήσεις, έχουν επίσης εκφράσει ενδιαφέρον για χορηγίες και για να γίνουν συνεργάτες της πρωτοβουλίας αυτής.
Επικοινωνία και μάρκετινγκ
• Χωρίς κονδύλια για διαφήμιση, αλλά με σωστή δικτύωση, έχει υπάρξει θετική ανταπόκριση των ΜΜΕ στο έργο και τη σύλληψή του. Ικανοποιητικές συνεργασίες με γραφεία τύπου και άλλους ελληνικούς διεθνείς θεσμούς επιτρέπουν καλή διεθνή κάλυψη. Έχει επίσης υπάρξει σταθερή ανάπτυξη στη δυναμική μέσων κοινωνικής δικτύωσης.
• Σε συνεργασία με την Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος, το πρότζεκτ θα εγκαταστήσει μια «υβριδική πλατφόρμα συμμετοχής και ανάπτυξης κοινού» που θα συνδέεται με την έννοια της έξυπνης πόλης: μια εφαρμογή που επιτρέπει στις τοπικές επιχειρήσεις να έρθουν σε επαφή και να γνωρίσουν τα κοινά τους, σε συνδυασμό με σύστημα ανταμοιβών και σχέδια συμμετοχής.
Συζήτηση
Κατά τη συζήτηση που επακολούθησε, η ομάδα αξιολόγησης (πάνελ) ζήτησε διευκρινίσεις πάνω σε αρκετά θέματα και συνεισέφεραν την εμπειρία τους και συμβουλές. Κάποια από τα θέματα που καλύφθηκαν περιλάμβαναν τα ακόλουθα:
Διακυβέρνηση και στελέχωση
• Το πάνελ ρώτησε για το ρόλο και τις αρμοδιότητες του Διοικητικού Συμβουλίου, καθώς θα πρέπει να έχει στρατηγικό, ελεγκτικό και συμβουλευτικό ρόλο και όχι εκτελεστικό. Κατά συνέπεια, ο μεγάλος αριθμός στη συχνότητα σύγκλησης του Διοικητικού Συμβουλίου (24 φορές επισήμως, μέχρι στιγμής) θεωρήθηκε υπερβολικός. Ωστόσο, το Διοικητικό Συμβούλιο λειτουργεί προσωρινά, εξαιτίας των ιδιαιτεροτήτων των ελληνικών διατάξεων που βρίσκονται σε ισχύ αναφορικά με τις ΠΠΕ: Ο Δήμαρχος είναι ο προσωρινός Πρόεδρος και η Διευθύνουσα Σύμβουλος είναι ενσωματωμένη στη δομή του Διοικητικού Συμβουλίου. Αυτή η τελευταία περίπτωση δεν είναι συνήθης πρακτική στις ΠΠΕ και μπορεί να θέσει υπό αμφισβήτηση την αυτονομία τόσο της ομάδας υλοποίησης, όσο και του Διοικητικού Συμβουλίου.
• Το πάνελ ανησυχεί επίσης για τη σύνθεση του Διοικητικού Συμβουλίου, λόγω του ιδιαίτερα τοπικού χαρακτήρα του και των δυνητικών συγκρούσεων συμφερόντων, καθώς έχει ήδη προτείνει στην έκθεση επιλογής ότι τα μέλη του δεν θα πρέπει να έχουν έννομο συμφέρον ή σχέσεις/συνδέσεις με το καλλιτεχνικό πρόγραμμα. Το πάνελ έλαβε κάποιες διαβεβαιώσεις από μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου ότι δεν συντρέχουν τέτοιες συγκρούσεις συμφερόντων.
• Συζητήθηκαν σε βάθος τα εμπόδια που προέκυψαν εξαιτίας του νομικού πλαισίου μέσα στα οποία λειτουργεί η επιχείρηση. Αυτό το πιεστικό και άλυτο ακόμη θέμα, πρέπει να επιλυθεί το ταχύτερο δυνατόν, έτσι ώστε να προχωρήσουν οι διαδικασίες στελέχωσης και προμηθειών. Ο Δήμος συνεργάζεται με την κυβέρνηση για να βρεθεί μια πιο ικανοποιητική λύση, με προθεσμία μέχρι το τέλος του έτους. Η περαιτέρω καθιέρωση μιας κατάστασης εξαίρεσης για την ΠΠΕ, με διευκόλυνση διαδικασιών προμηθειών και στελέχωσης˙ η μετάβαση σε νομική μορφή ιδιωτικού δικαίου ή η επιλογή μιας εκτεταμένης ανάθεσης σε εξωτερικούς συνεργάτες της υλοποίησης του έργου (χωρίς να είναι ιδανική λύση), ήταν εναλλακτικές λύσεις που συζητήθηκαν.
• Αμφισβητήθηκε επίσης το χρονοδιάγραμμα στελέχωσης. Είναι μείζονος σημασίας να υπάρξει ξεκάθαρη στρατηγική για την αύξηση του ανθρώπινου δυναμικού της εταιρείας. Οι ρόλοι και σχέσεις μεταξύ των διαφόρων σωμάτων και του προσωπικού, θα πρέπει να είναι σαφείς για να εξασφαλίσουν αποτελεσματικότητα στη λήψη αποφάσεων. Το πάνελ τόνισε ιδιαίτερα την απουσία Διευθυντή επικοινωνίας και μάρκετινγκ στην υπάρχουσα ομάδα και την επιτακτική ανάγκη πρόσληψης επιμελητών του καλλιτεχνικού προγράμματος.
o Σύσταση 1: Θα πρέπει να αναθεωρηθεί η στρατηγική για το πώς λειτουργεί το Διοικητικό Συμβούλιο καθώς και η σύνθεσή του. Το πάνελ θα ήθελε να προτείνει να ληφθεί υπόψη ότι η διαφορετικότητα στην τεχνογνωσία (των μελών του ΔΣ) , οι σχέσεις τους με διαφορετικούς κλάδους καθώς και η ένταξη μελών εκτός Ελευσίνας και από το διεθνή χώρο, θα προσέφεραν προστιθέμενη αξία (στο ΔΣ). Θα πρέπει να επίσης να εξασφαλιστεί (να υπάρξουν εγγυήσεις) η πλήρης ανεξαρτησία της ομάδας υλοποίησης καθώς και απλές και σαφείς διαδικασίες λήψης αποφάσεων. Η λειτουργία του Διοικητικού Συμβουλίου, στην παρούσα φάση, θα πρέπει να μετατραπεί άμεσα από εκτελεστική σε στρατηγική.
o Σύσταση 2: Το πάνελ προτρέπει το Δήμο να προχωρήσει σε συνεργασία με την Κυβέρνηση, ώστε να βρεθεί η καταλληλότερη λύση για το θεσμικό πλαίσιο λειτουργίας του οργανισμού, το αργότερο μέχρι το τέλος του έτους. Η λύση αυτή θα πρέπει να αναγνωρίζει τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά και τις ανάγκες υλοποίησης έργου της ΠΠΕ που απαιτεί ταχεία λήψη αποφάσεων και διαδικασιών προμηθειών, καθώς και τη δυνατότητα πρόσληψης ειδικών προσωπικού ειδικών ικανοτήτων.
o Σύσταση 3: Θα πρέπει να υπάρχει ένα λεπτομερές σχέδιο στελέχωσης για ολόκληρο το έργο και τη λειτουργία της ΠΠΕ, έτσι ώστε να ληφθεί υπόψη κατά τις διαπραγματεύσεις με την Κυβέρνηση, για να εξασφαλιστεί η συμβατότητά του με τη νέα λύση διακυβέρνησης. Επιπλέον, θα ήταν σκόπιμο να σχεδιαστεί ένα οργανόγραμμα που θα περιγράφει ρόλους, αρμοδιότητες και σχέσεις μεταξύ όλων των προβλεπόμενων διοικητικών μονάδων και θέσεων προσωπικού, ώστε να χρησιμεύσει σαν εργαλείο ανάπτυξης και διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού.
Αξιολόγηση και παρακολούθηση
• Συζητήθηκε η διαδικασία αξιολόγησης και παρακολούθησης και η ομάδα εξήγησε ότι έχει επιλεγεί συνεργάτης από το Πανεπιστήμιο Αθηνών, λόγω της εξειδίκευσης του στη μέτρηση/αξιολόγηση κοινωνικού και πολιτιστικού αντικτύπου (ο προηγούμενος ερευνητικός εταίρος, το Πανεπιστήμιο της Θεσσαλίας, είχε περισσότερο τουριστικό υπόβαθρο που θεωρήθηκε λιγότερο σχετικό με το έργο). Υπάρχει πρόθεση να διεξαχθεί μια έρευνα του κοινωνικού προφίλ της πόλης, προκειμένου να καθοριστούν οι δείκτες αξιολόγησης της. Προβλέπεται η συνεργασία με τοπικούς νέους ερευνητές για τη διεξαγωγή της έρευνας, έτσι ώστε να αναπτύξουν και οι ίδιοι παράλληλα τις ερευνητικές τους ικανότητες και εμπειρία.
o Σύσταση 4: Το πάνελ επιμένει ότι ο καθορισμός των δεικτών αξιολόγησης της ΠΠΕ θα πρέπει να είναι σε πλήρη αρμονία με τους προσδοκόμενο αντίκτυπο αναφορικά με το μετασχηματισμό της πόλης πέραν του έτους της ΠΠΕ.
o Σύσταση 5: Το πάνελ πιστεύει επίσης ότι είναι σημαντικό να εφαρμοστούν πολλαπλές ερευνητικές τεχνικές (ποσοτικές και ποιοτικές) καθώς και να συμπεριληφθούν στην έρευνα ποικίλες εξειδικεύσεις, ιδιαίτερα ειδήμονες στην πολιτιστική πολιτική. Υπό αυτήν την έννοια, συνιστάται η συνεργασία μεταξύ του Πανεπιστημίου Αθηνών και άλλων Πανεπιστημίων με διαφορετική εξειδίκευση – συμπεριλαμβανομένης της εξειδίκευσης σε ποσοτικά δεδομένα. Συνιστάται, επίσης, η εμπλοκή τοπικών ερευνητών (όπως αναφέρθηκε από την ομάδα).
Χρηματοδότηση
• Αναφορικά με τα σχέδια προϋπολογισμού και χορηγιών, το πάνελ επαίνεσε την σωστή ισορροπία και το ενδιαφέρον που έχει ήδη εκφραστεί από ιδιωτικούς επενδυτές, συμπεριλαμβανομένων μεγάλων επιχειρήσεων. Το πάνελ θα ήθελε να υπενθυμίσει ότι οι χορηγοί αυτοί δεν έχουν καμία ανάμειξη στο πρόγραμμα. Επιπλέον παραμένουν σε μια σχέση επιχείρησης προς επιχείρηση (Β2Β), χωρίς προσθέτα οφέλη από την επικοινωνία
• Το πάνελ ζήτησε πληροφορίες για τη συνεργασία με την πόλη της Βρέμης και τη δυνατότητα να προσεγγισθεί το Ινστιτούτο Γκαίτε, καθώς η συνεργασία μεταξύ των δυο πόλεων δεν είναι ακόμη σε οικονομικό επίπεδο.
o Σύσταση 6: Θα πρέπει να αναπτυχθεί μια στρατηγική για την προσέλκυση και ενσωμάτωση μικρότερων εταιρειών και επιχειρήσεων ως χορηγών, καθώς και η διαπραγμάτευση για συνεργασίες με μέσα επικοινωνίας, έτσι ώστε να επωφεληθεί περισσότερο η ΠΠΕ σε θέματα χρηματοδότησης και επικοινωνίας, παράλληλα ενδυναμώνοντας την τοπική συμμετοχή και το αίσθημα «συνιδιοκτησίας».
o Σύσταση 7: Στο πλαίσο της συνεργασίας με την πόλη της Βρέμης, το Ινστιτούτο Γκαίτε θα πρέπει να προσεγγιστεί σύντομα, καθώς αυτού του είδους τα εθνικά πολιτιστικά ιδρύματα μπορεί να ορίσουν συγκεκριμένους προϋπολογισμούς για τέτοιες εκδηλώσεις – όμως χρειάζεται να σχεδιαστούν πολύ νωρίτερα.